Mitä ulkoistetaan, mistä maksetaan?
Tilitoimistojen kilpailutuksessa olennaista on se, mitä toimintoja liiketoiminnastasi haluat siirtää tilitoimiston hoidettavaksi. Helpoimmillaan tilitoimisto hoitaa vain arvonlisäverolaskennan ja tilinpäätökset. Tällöin hinta on usein yksi parhaita kriteereitä. Sen sijaan, jos halutaan muutakin kuin pelkkä lakisääteinen kirjanpito, kannattaa valita tilitoimisto, joka taipuu muuhunkin.
Tilitoimistosta pitää saada myös apua yrittäjyyden eri tilanteisiin. Neuvooko kirjanpitäjäsi, kun olet hakemassa rahoitusta, miettimässä henkilökohtaisen veroilmoituksesi täyttämistä tai kun olet luopumassa yrityksestäsi? Hyvästä tilitoimistosta saa monia palveluita, mitä on yleensä totuttu ostamaan asianajotoimistoista tai tilintarkastajilta. Tilitoimistojen käyttö konsultoinnissa on yleensä helppo perustella. Tilitoimisto tuntee yrityksesi jo ennalta ja oikea taloustilanne voi olla paremmin tiedossa kuin yrittäjällä itsellään. Usein myös toimeksiantojen hinnat ovat hyvin edullisia verrattuna asianajotoimistojen vastaaviin palveluihin. Ainakaan ei menetä mitään, jos kysyy palveluista myös omalta kirjanpitäjältä!
Tilitoimistot hoitavat usein myös palkanlaskennan, mutta voidaan sopia myös siitä, että tilitoimisto huolehtii ostolaskujen maksamista, myyntilaskujen tekemisestä sekä perinnästä.
Paperinen vai sähköinen kirjanpito?
Suomalaisista yrityksistä 35% hoitaa taloushallintonsa sähköisessä maailmassa. Suurin osa toimii siis edelleen perinteisesti paperilla, mutta sähköistys on yleistymässä kaiken aikaa. Etuina voidaan pitää yrittäjän ajan säästämistä, rahaliikenteen seurantaa sekä raportoinnin helppoutta. Tuloslaskelman koostumuksen ymmärtää helpommin, kun raportilta pääsee näkemään, mistä laskuista mikäkin rivi konkreettisesti koostuu. Samalla on helppo laittaa myyntilaskut suoraan laskutusohjelmasta perintätoimimston hoidettavaksi, jos asiakkaat eivät meinaa maksaa laskujaan ajoissa.
Monesti yrityksen alkuvaiheessa sähköisyyden edut jäävät pieniksi, kun kirjanpidon tositemäärä on vähäinen ja laskujen maksaminen verkkopankissa onnistuu vaivatta. Kuitenkin, kun yritystoiminta kasvaa ja asiakkaat vaativat verkkolaskuja, on hyvä, jos tilitoimisto on valittu sen mukaan, että myös sähköinen taloushallinto onnistuu.
Sähköiseen kirjanpitoon ei silti pidä pakottaa niitä yrittäjiä, jotka mieluummin haluavat hoitaa asiansa perinteiseen tapaan. Tässä asiassa asiakkaan pitää saada päättää haluamansa toimintatapa.
Ei myöskään ole yhdentekevää, minkä sähköisen kirjanpito-ohjelmiston valitsee. Pahimmassa tapauksessa valitset tilitoimiston oman sähköisen järjestelmän, jolloin sen vaihtaminen myöhemmin on työlästä ja kallista. Paras ratkaisu yleensä on valita ohjelmisto, joka on käytössä monessa tilitoimistossa. Tällöin voit vaihtaa tilitoimistoa ilman, että ohjelmisto vaihtuu. Tästä on selkeästi etua, kun laskutusosoitteesi eivät muutu vaihdoksessa ja uusi kirjanpitäjä pääsee jatkamaan siitä, mihin edellinen oli jäänyt.
